Les étapes à suivre avant l’embauche d’un salarié étranger

Les obligations en matière de titre de séjour et de travail

1. Avant d’effectuer toute formalité liée à l’embauche, vous êtes tenu(e) de vous informer sur la nationalité du salarié que vous êtes sur le point de recruter. En effet, nul ne peut, directement ou par personne interposée, engager, conserver à son service ou employer pour quelque durée que ce soit, un étranger non muni du titre l’autorisant à exercer une activité salariée en France.

Certains ressortissants sont dispensés de titre de travail. Il s’agit des travailleurs résidant de l’Union européenne (UE), de l’Espace économique européen (EEE), de la Confédération Suisse, de la Principauté de Monaco et de celle d’Andorre ainsi que de la République de Saint-Marin.

En dehors de ces origines géographiques, la vérification du titre de travail est indispensable. Plusieurs situations peuvent alors se présenter :

• Le salarié étranger possède un titre de travail : vous devez alors vérifier si le titre vaut pour la catégorie professionnelle, la profession et la zone géographique pour lesquelles vous le recrutez et son authenticité auprès de la préfecture
• Le salarié ne possède pas de titre de travail, ou ce dernier n’est pas valable pour la profession et/ou la zone géographique : les démarches nécessaires pour obtenir le titre de travail sont à effectuer auprès du service de la main d’œuvre étrangère de la DREETS ou auprès de la préfecture par vous-même, en tant qu’employeur ou directement par le futur employé

Attention, selon le type d’autorisation de travail, vous pouvez être amené à produire une promesse d’embauche et à payer des frais. Pour un CDI ou un CDD supérieur ou égal à 12 mois, cela va de 74 € à 55 % du salaire mensuel (plafonné à 3 666 €). Aussi, les procédures préfectorales pouvant être très longues, nous vous conseillons de faire l’ensemble de ces vérifications suffisamment en amont.

2. Une fois les vérifications nécessaires effectuées et (si besoin) l’autorisation de travail demandée, vous devez remplir dans les 8 jours précédant l’activité, une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). En plus d’informer l’Administration de l’embauche d’un salarié, ce document permet de demander son immatriculation à la Sécurité sociale, son affiliation à l’Assurance chômage et le déclenchement de la visite médicale obligatoire. Les informations transmises à l’Administration doivent être précises et exactes pour éviter les retards de traitement.

Le travailleur étranger travaillant pour une entreprise française est assimilé à un salarié de nationalité française. Vous devez donc respecter les mêmes règles légales et conventionnelles que d’habitude, notamment en matière de visite médicale, de DPAE, de durée du travail et  de salaires minimum.

Les  obligations en matière de versement des cotisations sociales en France

Le versement des cotisations sociales dans le cadre de l’embauche d’un étranger peut différer en fonction des situations suivantes :

• L’employé vient des zones exemptées par une obligation de titre de séjour (ou d’un pays ayant conclu une convention bilatérale de Sécurité sociale) et est en mesure de vous fournir son formulaire A1 (Certificat concernant la législation de sécurité sociale applicable au titulaire Formulaire A1 – Certificat concernant la législation de sécurité sociale applicable au titulaire (cleiss.fr), alors les charges sociales sont dues dans le pays où le salarié cotise habituellement. Dans la majorité des cas, une immatriculation auprès des organismes sociaux compétents du pays en question sera obligatoire.
• L’employé ne possède pas de formulaire A1 et/ou qu’il est ressortissant d’un pays tiers avec lequel aucune convention bilatérale de Sécurité Sociale n’a été conclue, alors les charges sociales seront dues en France auprès des organismes habituels.

Attention, le fait de cotiser en France n’implique pas que le salarié étranger bénéficiera automatiquement des prestations de la Sécurité sociale ou de votre mutuelle. Veillez à être vigilant sur ce point et accomplissez, le cas échéant, les démarches nécessaires.

Les  obligations en matière fiscale  

En droit international comme en droit fiscal, un État a le droit d’imposer les revenus mondiaux du fait du domicile ou les revenus d’activité du fait du territoire d’exercice de l’activité. De ce fait, il est nécessaire de savoir si le futur salarié est domicilié fiscalement en France ou non. Dans le premier cas, vous ne serez soumis à aucune obligation fiscale particulière et dans le deuxième, vous pourrez être amené à pratiquer une retenue à la source.